エクセルで誰でも簡単にできる名刺作成方法

ビジネス・ユースで用いる名刺は普通、普段の取引のある印刷会社に作成を依頼するのが常識ですが、実はオフィス内で簡単に作成する方法があります。ほとんどのPCにインストールされているエクセルを使えば、短時間でほぼ意図した通りのレイアウトの名刺ができます。エクセルは本来、その強力な機能を駆使して表計算として用い、業務を大いに効率化させるのが前提です。とはいえ各種データのレイアウトを凝らして表現し、見栄えのする書類を作る機能がある事を思い起こせば、他にも様々な使い道がある事に気がつくでしょう。つまりこのアプリケーションは、使い手の発想が柔軟であればあるほど、いかようにも発展的に使い道を広げていくことができるのです。この稿では、エクセルを用いてビジネス・ユースとして通用する名刺作成方法を解説します。

エクセルで名刺作成をするための準備

職場のPCにエクセルがインストールされているのを前提に話を進めます。まず購入しなくてはならないのは、名刺専用用紙です。A4縦型のやや厚めの紙で、名刺のサイズが横方向に2枚、縦方向に5枚並んで面付けされており、印刷後バラバラに切り離せるように切れ目が入っています。この専用紙を用いるのが良いでしょう。続いて名刺に盛り込む要素を考えます。ビジネス・ユースであれば表面に印刷する要素として、会社名・所属・役職・氏名・住所・電話番号・電子メールアドレスは必須です。その他には、企業のロゴマーク・ISOやPマークなどの認証マークがあると良いでしょう。裏面には、企業理念・取り扱い品目事業所の地図などを盛り込むことがある他、自由な発想で他にも盛り込みたい要素を検討します。ここまでできたら、名刺のできあがりをイメージしながらそれらの要素を配置し、フリーハンドで紙に描いてみましょう。また企業のロゴマークやISO・Pマークなどの認証マークはスキャンして用意しておきます。

エクセルの操作と名刺作成完了までの工程

最初にエクセルを起動し、セルの横幅を縮めて正方形になるようにし、シートを方眼紙にします。次いで用紙設定はA4縦型とし、名刺サイズが横方向に2枚・縦方向に5枚取れるようにスペースを作ります。次いでフリーハンドで描いた名刺のイメージを参照しながら、各々の要素を記入していきます。この場合は要素毎にセルを縦方向・横方向にセルを結合して、フォントやポイントを指定し、必要に応じてボールドやイタリックの書式として設定します。次いであらかじめスキャンしておいたロゴや認証マークを画像挿入の要領で取り込みます。そして所属・役職・個人名・電子メールアドレスのように個人個人で異なる要素以外をタイピングします。次いでコピー・ペーストで全部10枚の面付けとします。出来上がったらひな形として保存しましょう。最後の工程は、ひな形を開き、所属・役職・個人名・電子メールアドレスをタイプして個々人の名刺が出来上がります。そして名刺専用紙を用いて印刷し、最後に切り離します。切れ目にバリのようなものが出ていればその部分を丁寧に仕上げ、できあがりとなります。

2016年12月22日